Rechnungssoftware für die Schweiz
Offerten, Rechnungen und Mahnungen an einem Ort.
InvoiceManager erzeugt Schweizer QR-Rechnungen als PDF, verschickt sie per E-Mail und hält fest, was bezahlt ist und was nicht.
Ausgangslage
Rechnung schreiben ist nicht das Problem. Nachfassen ist es.
Rechnungen entstehen in Word oder Excel, die Nummerierung wird von Hand nachgeführt, und wer nicht bezahlt hat, fällt erst auf, wenn jemand die Kontoauszüge durchgeht. Nachgefasst wird selten, und wenn doch, weiss hinterher niemand mehr genau, was mit welchem Wortlaut hinausgegangen ist. InvoiceManager fasst diese drei Schritte zu einem zusammen.
Lebenszyklus
Vom Entwurf bis zur Zahlung, sichtbar in einer Liste
Jede Rechnung durchläuft Entwurf, Versand und Zahlung. Überfällig wird nicht gesetzt, sondern aus Fälligkeitsdatum und Zahlungseingang berechnet. Die Liste kann also nichts anderes behaupten als die Buchhaltung.
- Suche, Sortierung und Filter auf Status, Kunde, Zeitraum und Betrag
- Zahlung mit dem tatsächlichen Wertstellungsdatum nachtragen, auch rückwirkend
- Jedes Dokument als neuen Entwurf duplizieren
- Storniert als Endzustand für ausgestellte, nie eingezogene Rechnungen
- Entwurf
- Versendet
- Bezahlt
- Überfällig
Schweizer QR-Rechnung
Ein Zahlteil, den die Bank annimmt
Jede Rechnung wird als PDF mit konformem Schweizer Zahlteil erzeugt, inklusive Empfangsschein, Konto und Betrag. Der Betrag folgt dem Steuermodus und dem Rabatt des Dokuments, so dass Zahlteil und Totalzeile nie auseinanderlaufen.
- Zahlteil und Empfangsschein nach den Swiss Implementation Guidelines
- Betrag folgt dem Steuermodus, ob aufgeschlagen oder eingerechnet
- Das PDF wird bei jedem Download neu gerendert, nie aus einer alten Datei bedient
Abbildung mit Test-IBAN CH56 0483 5012 3456 7800 9 und einer erfundenen Firma.
Erinnerungen und Mahnwesen
Nachfassen, ohne daran denken zu müssen
Zahlungserinnerungen und Mahnungen entstehen als Unterversionen der Rechnung und behalten deren Nummer mit einem Zusatz. Wann eine fällig ist, ergibt sich aus Fälligkeitsdatum und Frist. Die Rechnung sagt selbst, ob sie eine Erinnerung oder bereits eine Mahnung braucht.
- Frist und Gebühr je Stufe konfigurierbar, Gebühr fliesst in den Zahlteil
- E-Mail-Vorlagen je Art und Sprache, mit den Werten des Dokuments gefüllt
- Erinnerungen sind wiederholbar, eine zweite Mahnung ist kein Sonderfall
- Auf Wunsch manuell auslösbar, unabhängig von Fristen und Reihenfolge
Dokumentlayouts
Acht Layouts, und keines davon ist ein Bild
Rechnungen und Offerten werden auf einem von acht eingebauten Layouts gesetzt. Jedes lässt sich anpassen: Akzentfarbe, Schrift, Tabellen- und Totalstil, Kopf- und Fusstext. Die Vorschau im Editor ist kein Platzhalter, sondern das echte, neu gerenderte PDF.
Classic
Modern
Minimal
Statement
Anpassen und sofort sehen, was herauskommt
Akzentfarbe, Schrift, Tabellen- und Totalstil, Sichtbarkeit einzelner Blöcke und die Position des Kopfbereichs: jede Änderung wird als echtes PDF neu gerendert, nicht als Annäherung im Browser nachgebaut.
Erfassen
Eine Rechnung entsteht in einem Formular
Kunde wählen, Positionen erfassen, fertig. Zahlungsfrist, Steuersatz und Steuermodus kommen aus den Einstellungen oder vom Kunden und lassen sich pro Dokument überschreiben. Gerechnet wird serverseitig aus den Positionen, nie aus dem, was der Browser meldet.
- Positionen mit Menge, Einheit und Preis; die Einheiten definieren Sie selbst
- Steuer aufgeschlagen oder eingerechnet, je Dokument wählbar
- Rabatt als Prozentsatz oder fixer Betrag auf das ganze Dokument
- Betreff, freie Zusatzfelder und Anschreiben je Dokument, mit Rückfall auf die Vorgaben
- Offerten
- Eigener Nummernkreis, eigenes PDF, per Klick in eine Rechnung umgewandelt. Die Offerte bleibt dabei unangetastet.
- Kunden
- Automatische Kundennummern, eigene Dokumentsprache, abweichende Zahlungsfrist und Stundenansatz je Kunde.
Der Katalog füllt die Zeilen vor
Gespeicherte Positionen mit Artikelnummer, Kategorie, Einheit und Preis. Sie lassen sich über die Beschreibung suchen oder als Mehrfachauswahl einfügen, und jede Zeile bleibt danach eine Momentaufnahme: eine spätere Preisänderung im Katalog fasst bestehende Rechnungen nicht an.
Versand und Nachweis
Was hinausging, und mit welchem Wortlaut
Rechnungen und Mahnungen gehen per SMTP direkt aus der Anwendung hinaus. Jedes Dokument speichert dabei Betreff, Text, Absender und Empfänger genau so, wie sie verschickt wurden. Vorlagen ändern sich, das Verschickte bleibt nachvollziehbar.
- Rundmail an eine beliebige Auswahl von Kunden, mit Markdown und Anhängen
- Empfängerzahl wird vor dem Senden geprüft und angezeigt
- Jede Adresse wird einzeln zugestellt, eine falsche blockiert die übrigen nicht
- Drei Register: gesendete Mails, gesendete Rechnungen, gesendete Mahnungen
Zugang
Rollen, Sprachen und der erste Start
Zwei Rollen, zwei Sprachen und ein Assistent, der beim ersten Start Konto und Organisation anlegt. Mehr Einrichtung braucht es nicht, bevor die erste Rechnung hinausgeht.
Oberfläche in zwei Sprachen
- Deutsch
- English
- Zwei Rollen
- Admin mit Vollzugriff, Viewer nur lesend. Auf Routen- und Datenebene durchgesetzt, nicht bloss im Menü ausgeblendet.
- Erster Start
- Ein Assistent legt das erste Administratorkonto und die Organisation in einem Schritt an. Danach ist er geschlossen.
- Anleitung eingebaut
- Ein vollständiges Handbuch liegt in der Anwendung selbst, auf Deutsch und Englisch.
Passt das zu Ihrem Betrieb?
Schreiben Sie uns, was Sie heute verrechnen und woran es hakt. Wir melden uns mit einer ehrlichen Einschätzung, ob InvoiceManager dafür das richtige Werkzeug ist.